Správa dokumentov

Modul umožňuje riadenie všetkých štruktúrovaných a neštruktúrovaných informácií vo vašej spoločnosti. Pomáha tvoriť všetok obsah pomocou bežných desktopových aplikácií (napr. Microsoft Word) a užívateľsky jednoduchých webových šablón. Takisto môže zabezpečovať integráciu obsahu z iných podnikových informačných systémov (ERP, CRM, atď.).

Pomocou modulu na správu dokumentov je všetok obsah (MS Word dokumenty, HTML súbory, PDF, atď.) vo vašej spoločnosti udržiavaný podľa zvolenej kategorizačnej schémy a sú k nemu pridávané príslušné metadáta, čo umožňuje rýchlejšie a efektívnejšie vyhľadávanie a prístup k požadovaným dokumentom.

Vďaka modulu na správu dokumentov je tiež možné riadiť kompletný proces tvorby a udržiavania dokumentov (workflow) podľa vopred definovaných pravidiel.

Niektoré komponenty modulu pre správu dokumentov:

• Tvorba contentu – integrácia s desktop aplikáciami a publikovanie dokumentov vo firemnom intranete s príslušným popisom (anotácia) vytvoreným pomocou web šablón.
• Kontrola verzií – sledovanie zmien v jednotlivých dokumentoch a prípadný návrat k predchádzajúcim verziám.
• Knižničné funkcie – Check In/Check Out funkčnosť zabezpečuje bezpečné vkladanie a vyberanie dokumentov z intranetu. Tento komponent udržiava Read-only a Edit stavy, uzamyká content, ktorý je práve používaný tak, aby ho ochránil pred náhodným vymazaním alebo prepisom.
• Workflow – definícia a automatizácia procesov súvisiacich s tvorbou dokumentov a riadením ich životného cyklu. Používatelia majú pre tvorbu a udržiavanie jednotlivých dokumentov alebo skupín dokumentov vopred stanovené úlohy (create, edit, review, approve, atď.).
• Vyhľadávanie
• Administrácia užívateľov a ich práv