Infovek

 
INFOVEK je projektom organizovaným pod záštitou Ministerstva školstva SR. Autorom a iniciátorom realizácie je Asociácia projektu Infovek (API). V súčasnosti projekt Infovek realizuje priamo riadená organizácia Ministerstva školstva - Ústav informácií a prognóz školstva a cieľom je pripraviť mladú generáciu pre uplatnenie sa v globálnej informačnej spoločnosti tretieho tisícročia.

Projekt je zameraný predovšetkým na integráciu informačných a komunikačných technológií (IKT) do pedagogického procesu a života škôl vôbec, a to:
  • vybavením škôl multimediálnymi počítačmi,
  • pripojením škôl na internet,
  • komplexnou prípravou učiteľov na prácu s IKT,
  • prípravou moderného edukačného obsahu.

Východisková situácia

Do projektu Infovek je v súčasnosti zapojených viac ako 1250 škôl na celom Slovensku. Pracovníci Infoveku ako aj kompetentní zamestnanci škôl sú nútení pravidelne spracovávať množstvo agendy.

Projekt spolupracuje s mnohými dodávateľmi softvéru a hardvéru, pričom celý proces informatizácie musí byť podrobne zdokumentovaný a sprehľadnený.

Pracovníci projektu Infovek využívali na svoju prácu množstvo dokumentov a kľúčových informácií o projekte, školách, dodávanom hardware a software, službách a spolupracovníkoch. Používali kombinované systémy, v rámci ktorých spracovávali informácie uchovávané predovšetkým v podobe papierových dokumentov podporovaných elektronickými formátmi kancelárskych aplikácií MS Excel, MS Word a MS Access.

Na komunikáciu v rámci tímu interných i externých spolupracovníkov projektu Infovek sa využíval predovšetkým e-mail a e-mailové diskusné skupiny, ktoré existujú aj pre jednotlivých pracovníkov škôl. Tento spôsob komunikácie však z dlhodobého hľadiska prestal byť prehľadný a vyhovujúci.

V prípade, že by sa táto situácia neriešila zavedením nového informačného systému, ďalší vývoj projektu Infovek by bol vážne ohrozený a nebolo by možné dodržať pôvodne stanovený časový plán zavádzania IKT do škôl. Nízka efektivita práce by teda výrazne skomplikovala a znemožnila informatizáciu slovenského školstva.

Riešenie

Verejná súťaž na dodávku informačného systému Infovek prebehla koncom roka 2002. Vzhľadom k dlhoročným skúsenostiam a výborným referenciám v tejto oblasti sme boli schopní ponúknuť najlepšie riešenie spomedzi všetkých uchádzačov.

Cieľom riešenia, prezentovaného našou spoločnosťou, bolo vytvorenie informačného systému, slúžiaceho najmä na zdieľanie rozsiahlej databázy údajov o školách, zariadeniach, spolupracovníkoch či subdodávateľoch Infoveku, uľahčenie a zefektívnenie práce s týmito dátami. Systém mal tiež podporovať, no najmä zefektívniť, internú komunikáciu, ale aj komunikáciu so školami a externými spolupracovníkmi.

Jednou zo základných funkcií systému je umožniť školám zúčastňujúcim sa projektu Infovek prístup k informáciám týkajúcich sa školy a zároveň aktívne sa zúčastňovať na aktualizácii dát o škole.

Dôležitou funkciou je tiež poskytovanie podpory vo forme správ, ktoré môžu byť cielené pre jednotlivé školy a prístup k downloadom aktualizovaných verzií softwaru dodávaného školám prostredníctvom projektu Infovek.

Cieľom systému je podporiť najdôležitejšie činnosti interných i externých pracovníkov Infoveku vrátane kompletnej evidencie škôl, pracovníkov škôl, dodávaného hardwaru a softwaru, spolupracovníkov, atď.

Celá aplikácia, určená pre viac ako 1200 základných a stredných škôl v rámci Slovenska, bola vyvinutá za rekordné tri mesiace. Začiatkom mája 2003 bol tento informačný systém, navrhnutý na báze riešenia ActiveOffice, uvedený do testovacej prevádzky. V súčasnosti ho plnohodnotne využíva viac ako 2700 užívateľov.

Kľúčové vlastnosti riešenia pre Infovek

  • Intranetový informačný systém prístupný cez rozhranie web browsera.
  • Jednoduchá, jasná, intuitívna navigácia a priateľské užívateľské rozhranie.
  • Prístup k systému až po zadaní mena a hesla, systém sprístupňuje jednotlivé časti a moduly na základe prístupových práv nastavených v užívateľskom module.
  • Výrazne odlišné užívateľské prostredie a funkčnosť pre pracovníkov škôl a pre interných alebo externých spolupracovníkov Infoveku (pracovníci škôl majú prístup len k údajom týkajúcim sa svojej školy, resp. verejných informácií určených pre všetky školy alebo skupinu škôl).
  • Výkonný systém založený na kvalitnom návrhu s možnosťou rozširovania a s dlhodobou perspektívou ďalšieho vývoja.

Rozhranie pre školy

  • Základné údaje o škole - oprávnený pracovník má možnosť meniť niektoré údaje
  • Pracovníci školy - správa kontaktov (riaditeľ, štatutár, odborný garant, správca, ...)
  • Hardware & Software - databáza dodaného tovaru a výpožičiek, hlásenie závad
  • Správy pre školy - aktuality s možnosťou zasielania e-mailovej notifikácie
  • Podpora - download inštalačných súborov, FAQ

Rozhranie pre interných / externých spolupracovníkov Infoveku

  • Školy - komplexný prehľad zúčastnených škôl, kriteriálne vyhľadávanie
  • Pracovníci Infoveku - triedenie, vyhľadávanie, export do MS Excel, generovanie dokumentov MS Word v definovaných šablónach (zmluvy, dohody
  • Subdodávatelia - bežné údaje o firmách + zmluvy a faktúry s nimi súvisiace
  • Hardware & Software - evidencia, export, potvrdenie od školy ,...
  • Kniha požičaných položiek - evidencia, sledovanie termínov, generovanie protokolov
  • Reklamácie - prijímanie hlásených závad na HW alebo SW
  • Security definition - prideľovanie privilégií a prístupu k jednotlivým častiam aplikácie
  • Document Management system - publikovanie dokumentov, úlohy, články ...
  • Dotazníky - vytváranie formulárov alebo ankiet spracovávaných do databázy
  • Diskusie - klasické diskusné fórum s možnosťou reakcie na príspevky
  • Kalendár - individuálny i skupinový, dostupnosť účastníkov, správa úloh, notifikácia e-mailom alebo SMS, synchronizácia s MS Outlook
  • Školenia - kompletné info., materiály, zoznam lektorov, účastníkov, ...

 

Vyjadrenia klienta

Prečo vyhral Lomtec.com?

"Presvedčili nás najmä referencie. Spoločnosť Lomtec.com bola schopná prezentovať podobné projekty, ako sme potrebovali my a videli sme, že v ich prípade ide o už odskúšané prostredie, dostatočne flexibilné na to, aby sa dalo prispôsobiť našim požiadavkám, ale zároveň ide o už hotový produkt. Ako vždy bola dôležitá aj finančná stránka projektu.

Pri hľadaní toho pravého riešenia sme strávili veľa hodín prezentáciami a skúšaním demo ukážok. Veľa spoločností nám ponúkalo riešenie založené na nákupe licencií ich produktu. V našom špecifikom prípade, keď systém mal mať viac ako tisíc pravidelne a nepravidelne doň pristupujúcich klientov, bolo pre nás veľmi nerentabilné vybrať sa cestou nákupu licencií a radšej sme privítali možnosť jednorázovej investície do ušitia aplikácie na mieru."

Negatívne dôsledky v prípade nezavedenia systému ActiveOffice

"Projekt Infovek v súčasnosti podporuje 1225 základných a stredných škôl. Pozeráme sa ne ako na našich zákazníkov, ktorým sa snažíme poskytnúť čo najlepšie služby. Keď týchto škôl bolo 500, začínali sme mať veľmi jasný pocit, že ak niečo neurobíme, začne nám agenda, vykonávaná klasicky, prerastať cez hlavu.

Ďalším dôležitým dôvodom bol typ práce v našom virtuálnom tíme. Ten tvorí množstvo spolupracovníkov, zväčša z vysokých škôl, ktorí navštevujú našu kanceláriu príležitostne. Súčasne pre nás pracujú na dôležitých projektoch a potrebujú mať všetky potrebné informácie na vykonávanie svojej práce. Bez zavedenia systému ActiveOffice bolo toto prakticky nemožné."

Čím zaujal ActiveOffice?

"Prepracovaným a odskúšaným dizajnom, flexibilitou a v neposlednom rade svojou cenou."

Zhodnotenie projektu

"Žiadny takto rozsiahly projekt nie je jednorázovou záležitosťou. My dnes prichádzame na veľa nových vlastností, ktoré by sme chceli do systému implementovať a preto sa tešíme ochote spoločnosti Lomtec.com s nami pracovať aj naďalej a pomáhať nám zdokonalovať náš systém.

V neposlednom rade bola pre nás dôležitá ponuka spoločnosti Lomtec.com prevádzkovať celú aplikáciu na ich zariadeniach. Pre nás to znamenalo ušetriť na výdavkoch za správcu systému a uvoľnenie od povinností sledovať vývoj napríklad bezpečnostných záplat a ich pravidelnej aplikácie."

(PaeDr. Roman Baranovič, Vedúci projektu Infovek)