Slovenský ochranný zväz autorský

Systém fakturácie pre Slovenský ochranný zväz autorský

 
Nový, výkonnejší systém fakturácie pre Slovenský ochranný zväz autorský (ďalej SOZA), ktorý slúži na efektívny výber autorských odmien oprávneným vlastníkom práv k hudobným dielam. Základom použitého riešenia je informačný systém pre evidenciu zmlúv, hromadnú fakturáciu a zúčtovanie z dielne našej spoločnosti.

Predstavenie zákazníka

SOZA je občianske združenie, ktoré chráni majetkové práva autorov a vydavateľov hudobných diel, uzatvára licenčné zmluvy s používateľmi hudobných diel, na základe ktorých získavajú oprávnenie hudobné diela použiť.

Východisková situácia / Ciele

S požiadavkou na vytvorenie nového systému evidencie zmlúv a fakturácie sme boli oslovení z dôvodu nedostatočnej funkcionality dovtedy používaného systému, prostredníctvom ktorého nebolo možné zabezpečiť požiadavky klienta na plne automatizovaný spôsob fakturácie niekoľko desiatok tisíc faktúr ročne. Dôvodom prechodu na nový systém bola tiež transformácia organizácie SOZA na platcu DPH.

Požiadavky zadávateľa:

  • Sprehľadnenie evidencie platcov a ich kontaktných informácií (meno, právna forma, kontakt, ...)
  • Zber a doplnenie informácií o miestach, v ktorých sa vykonáva hudobná produkcia
  • Rozšírenie funkčnosti o nové typy používateľov hudobných diel (TV, rozhlas, internet, iné médiá)
  • Sprevádzkovanie modulu na automatické vystavovanie a tlač faktúr
  • Evidencia a párovanie platieb
  • Evidencia licenčných zmlúv
  • Evidencia inšpektorov vykonávajúcich kontrolu prevádzok a evidencia záznamov z vykonaných inšpekcií
  • Vytvorenie nástroja pre právne oddelenie na evidenciu žalôb a efektívne vymáhanie pohľadávok
  • Integrácia systému pre hromadné poplatky a zúčtovanie s účtovným systémom

Riešenie / Výsledok / Prínosy

Základom dodaného systému fakturácie pre SOZA je nami vyvinutý informačný systém pre hromadné poplatky a zúčtovanie. Ide o pokročilé intranetové riešenie s možnosťou jednoduchého vyskladania a prispôsobenia jednotlivých funkčných modulov.

Viaceré z modulov IS pre hromadné poplatky a zúčtovanie sme v upravenej funkčnosti úspešne implementovali v minulosti najmä v projektoch rozsiahlejších vnútropodnikových systémov.

V prípade požiadaviek SOZA sme sa v prvej fáze projektu zamerali na kľúčové moduly Kontakty a Financie, ktoré sme prispôsobili konkrétnym požiadavkám klienta. Ďalšími z dodaných modulov boli Zmluvy a Inšpektori.

Modul Kontakty slúži na evidenciu troch základných typov kontaktov – fyzická osoba (podnikateľ), právnická osoba (firma) a súkromná osoba. Pre každý z uvedených typov je možné evidovať kontaktné informácie, zoznam zodpovedných osôb, informácie o miestnostiach, v ktorých je vykonávaná hudobná produkcia a nakoniec informácie o bankových účtoch daného subjektu.

Modul Zmluvy slúži na evidenciu licenčných zmlúv uzatvorených medzi SOZA a používateľmi hudobných diel. Umožňuje uchovať všetky náležitosti zmluvy tak, že systém je potom schopný automaticky z tejto zmluvy vystavovať faktúry.

Modul Financie umožňuje vystavovanie faktúr na základe zmlúv, resp. voľných faktúr na základe vykonanej inšpekcie. Súčasťou modulu Financie je aj automatické vystavovanie faktúr (v presne stanovených časových intervaloch), evidencia platieb a ich párovanie, vystavovanie dobropisov, stornovanie, generovanie podkladov pre účtovníctvo, automatická tvorba splátkových kalendárov atď..

Modul Inšpektori slúži na evidenciu inšpektorov vykonávajúcich kontroly priamo u používateľov hudobných diel, ako aj na evidenciu jednotlivých inšpekčných záznamov. Inšpekčné záznamy ďalej slúžia ako podklad pre vystavovanie pokút a doúčtovacích faktúr. Jedným z výstupov tohto modulu sú následne reporty, ktoré slúžia na vyplácanie odmien pre inšpektorov.

Záver

Nový systém fakturácie bol uvedený do prevádzky v lete 2008 a na prelome rokov 2008 - 2009 bol uskutočnený prechod na Euro. V relatívne krátkom čase od sprevádzkovania nového informačného systému pre hromadné poplatky a zúčtovanie sa jeho opodstatnenosť ukázala jednak v nižších prevádzkových nákladoch, ale najmä vo vyššej efektivite výberu poplatkov.